Operations Supervisor

Klaar voor een nieuwe uitdaging?

Als Operations Supervisor ben jij de rechterhand van de General Manager. Samen zorg je voor de beste strategie om een onvergetelijk gastenverblijf te bieden aan de gasten. Je bent een gepassioneerde en gedreven hotelprofessional, en hebt zin om je grenzen te verleggen. Je voelt je van zelfsprekend helemaal thuis in de horeca-wereld, en je zoekt steeds een nieuwe uitdaging om je carrière op een hoger niveau te tillen.

Plaats van tewerkstelling

Het Leopold Hotel Oudenaarde is een stijlvol viersterren boetiek hotel gelegen in de Ham vlak naast de Schelde. Het hotel ligt in het hartje van de Vlaamse Ardennen en is de uitgelichte plaats voor wandel- en fietsroutes. Het stijlvol hotel is ideaal voor zowel korte als langere verblijven. Zo zijn er de deluxe en executive kamers maar ook studio's met een volledig uitgeruste keuken. Dankzij de langdurig verblijvende en terugkerende gasten hangt er een familiale sfeer. Tijdens de zomermaanden is het gezellige terras zeer geliefd. Eveneens worden hier heerlijke gerechten geserveerd. Het hotel is snel en gemakkelijk bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer. De geliefde "We Proudly Serve Starbucks Coffee Corner" die zich in het hotel bevindt, is zeer populair bij zowel hotelgasten als externe bezoekers. Hier geniet je van zowel de lekkere koude als warme dranken van Starbucks.

Het Leopold Hotel Oudenaarde maakt deel uit van een groter bedrijf genaamd PREM Hospitality. PREM Hospitality is een beheermaatschappij die gespecialiseerd is in het beheren van hotels. PREM Hospitality is van oorsprong Ierse en is de laatste jaren in heel Europa sterk gegroeid. Het hoofdkantoor van PREM Hospitality Continental Europe is gevestigd in Gent, België. PREM Hospitality heeft een collectie van verschillende hotels en serviceappartementen ontwikkeld op meer dan 20 verschillende locaties.

Onze ethiek

Bij PREM Group geloven we in altijd het juiste doen. Dit ethos werkt zowel op commercieel als op menselijk niveau. We hebben een praktische, ondernemende geest.

We evolueren en passen ons aan, nemen slimme commerciële beslissingen die prestatie gedreven zijn, maar we werken voornamelijk met een hoger doel. We streven ernaar industrienormen te stellen.

We willen dat PREM Group synoniem staat voor kwaliteit en innovatie.

Het PREM Group-principe van het juiste doen druppelt door onze organisaties naar beneden. Het betekent het juiste doen voor stakeholders, voor onze mensen, voor onze gasten, voor de branche waar we van houden en uiteindelijk voor onze gasten.

"Doe het juiste"

Ethos van het hotel

Als hotel willen wij de verwachtingen van onze gasten overtreffen in alles wat we doen door een toegewijd team van mensen aan te werven die creatief en ethisch werken in het belang van het individu, de maatschappij en de onderneming.

Jouw rol

Als Operations Supervisor ben je verantwoordelijk voor het ontvangen, in- en uitchecken van de gasten. Ook sta je in voor informatie- en serviceverlening. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de gasten. Je geeft operationele instructies aan het receptiepersoneel, kamerdiensten en eventueel ook aan het personeel voor het restaurant/bar en de technische dienst. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de afwikkeling van de reserveringen en het toezicht op veiligheid. De focus ligt op het borgen van een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en bewaken van de efficiency/productiviteit en het afdelingsrendement. Je voorziet samen met de General Manager in het operationele personeelsbeheer (verzuim, functioneren, ...) en draagt bij aan verbeteringen van de formule, de kwaliteit en het rendement. + administratief beheer ( kassa, bankafschriften, veroudering ).

Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

• Klantendienst: meewerken aan de receptie tijdens piekmomenten, contact onderhouden met vaste klanten en groepen, nodige informatie m.b.t. reserveringen en klanten doorgeven aan de verantwoordelijken van de desbetreffende dienst, klanten bevragen over hun tevredenheid van de kamers en de dienstverlening, klachtenbehandeling, toezien dat alle huisvoorschriften worden nageleefd;
• Uitvoeren van duty management-taken;
• Opvolgen en/of uitvoeren van de nodige bestellingen, voorraadbeheer en kostencontrole;
• Yield management: op dagelijkse basis meewerken aan het uitwerken en uitvoeren van de prijsstrategie;
• Verkoop: contact opvolging LNR & bedrijfsgroepen in samenwerking met de verkoopafdeling;
• Administratie: opvolgen van mails, brieven en faxen (opstellen, beantwoorden en verzenden) op een efficiënte en vertrouwelijke wijze behandelen, bijhouden van het klassement, aanvullen van folders, facturen opmaken, correct verwerken van de dagelijkse-wekelijkse-maandelijkse administratie, City ledgers controleren/corrigeren, NIS-rapporten opmaken, kassafdrachten, bankafschriften & aging.
• Beleid: instaan voor informatiedoorstroom naar de verschillende departementen, werkzaamheden van de receptie optimaliseren, beheren van materiaal, verlenen van advies, zorgen voor een gewaarborgde kwaliteit en service;
• Personeelsbeheer: uurroosters opstellen, verlofaanvragen regelen, medewerkers (laten) opleiden/inwerken, beoordelen en stimuleren van medewerkers, ...
• Groepsreserveringen: instaan voor een vlotte afhandeling van aanvragen, reserveringen, Kamerlijsten en facturatie;
• Housekeeping: kwaliteitscontroles inzake netheid van de kamers en publieke ruimtes, opvolging supervisor extern schoonmaakfirma.
• Tevens ben je verantwoordelijk voor het F&B-gedeelte van het hotel en kun je ook naar gelang de noodwendigheden van de onderneming op de F&B-afdeling meewerken als ontbijtmedewerker en/of barman. Je reageert op de verwachtingen en de wensen van de gasten.

Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:

• Opstellen en bijsturen van het uurrooster F&B-departement, dit in samenwerking met General Manager
• Correcte opvolging van groepen in het hotel, van aanvraag tot facturatie. Tevens ook het team aansturen volgens de door jouw vooropgestelde functiesheets;
• Doorgeven of opvolgen van bestellingen gerelateerd aan de F&B-departementen;
• Verlenen van advies voor de samenstelling van de dranken en menukaart;
• Maandelijks opstellen van de F&B-inventaris.

Dit takenpakket is niet limitatief.

Het takenpakket in deze functiebeschrijving is bedoeld om de belangrijkste taken en het niveau van het uitgevoerde werk weer te geven. Het is niet bedoeld om alle verantwoordelijkheden of kwalificaties van de functie weer te geven.