Job Title
Meeting & Events coördinator
Location
voco™ Brussels City North
Reporting To
Event Manager
Functiecontext
Ready to spread the word over onze uitzonderlijke gastenervaringen en onze onevenaarbare dienstverlening? Als Meeting & Events coördinator mag jij dit dagelijks doen. Met jouw inzicht en enthousiasme zal je het Sales, Catering & Events Team helpen om onze omzetdoelstellingen voor het hotel en de vergaderzalen te overtreffen. Nacht na nacht. Dag na dag. Elke dag zal anders zijn. We zijn altijd op zoek naar nieuwe manieren om de lat hoger te leggen.
Onze hotels brengen mensen samen. Je bent een teamplayer die kan jongleren met boekingen, sterke relaties met klanten kan opbouwen en onvergetelijke evenementen en conferenties kan helpen organiseren.
Plaats van tewerkstelling
Het gloednieuwe voco™ Brussels City North ligt op de innovatiecampus van Living Tomorrow en is gemakkelijk bereikbaar via de belangrijkste snelwegen en op slechts tien minuten rijden van Brussels Airport. De kamers zijn ontworpen met hoogwaardig beddengoed, milieuvriendelijke voorzieningen en bieden een persoonlijke voco™ touch. Onze experience rooms bieden de nieuwste technologieën in de kamer. Vergaderingen, conferenties, bijeenkomsten of feesten? Wij hebben de perfecte oplossing voor onze gasten, allemaal uitgerust met state-of-the-art technologie. Onze bar, restaurant en terras zijn de perfecte plek om te ontspannen na een drukke dag.
Het voco™ Brussels City North wordt gemanaged door PREM Hospitality. PREM Hospitality is een beheermaatschappij die gespecialiseerd is in het beheren van hotels. PREM Hospitality is van oorsprong van Ierse origine en is de laatste jaren in heel Europa sterk gegroeid. Het hoofdkantoor van PREM Hospitality Continental Europe is gevestigd in Gent, België. PREM Hospitality heeft een collectie van verschillende hotels en serviceappartementen ontwikkeld op meer dan 20 verschillende locaties.
Jouw rol
Commerciële & administratieve ondersteuning bieden aan de Event Manager.
Als Meeting & Events coördinator ben je mee verantwoordelijk voor het vergroten van de omzet door de nodige commerciële & administratieve ondersteuning te bieden aan de Event Manager. In overleg met de Event manager werk je mee aan de organisatie van de evenementen van onze zakelijke externe klanten en verzorg je al de nodige administratie. Deze evenementen omvatten zowel het boeken van groepsovernachtingen in het hotel alsook het plannen van meetings & evenementen voor korte of lange termijn in het congrescentrum.
Verder bied je ook ondersteuning aan de Living Tomorrow Host en coördineer je de Digital Experience Tours die plaatsvinden op de Living Tomorrow Innovation Campus.
Volgende taken vallen onder jouw bevoegdheid:
- Op basis van de offerte-aanvraag, overleg je met de klant en stel je (in overleg met de event manager) een offerte op in functie van de wensen en behoeften van de klant. Nadien sta je in voor de opvolging van de gemaakte offertes.
- Eenmaal het event bevestigd is, zorg je voor alle nodige administratie intern en naar de klant.
- Je ondersteunt de event manager met alle aspecten die bij het evenement komen kijken, zoals programmering en catering (in overleg met het F&B team), organiseren van parkeergelegenheid, vervoer en overnachtingsmogelijkheden in het hotel.
- Benaderen en vastleggen van sprekers, muzikanten en eventuele andere artiesten of speciale gasten
- Opzetten van een deelnemersregistratie
- Je onderhoudt contact met de klanten en communiceert hun wensen in een structurele manier met het operations team zodat alle verwachtingen van de klant worden ingelost
- Je werkt met Opera sales & catering en zorgt dat de laatste informatie hierin steeds beschikbaar is
Dit takenpakket is niet limitatief.
Het takenpakket in deze functiebeschrijving is bedoeld om de belangrijkste taken en het niveau van het uitgevoerde werk weer te geven. Het is niet bedoeld om alle verantwoordelijkheden of kwalificaties van de functie weer te geven.
Jouw rol
- Gastvrijheid: Je handelt vanuit de behoeften en wensen van gasten.
- Flexibiliteit: Je bent in staat om te wisselen van gedragsstijl onder verschillende en veranderende omstandigheden om effectief en doelgericht te werken.
- Teamwork / samenwerking, inclusieve en interculturele houding: Je kan samen met anderen overleggen, afspraken maken en samenwerken bij het realiseren van opdrachten en projecten.
- Creativiteit & innovatie: Je bent in staat om alternatieven te bedenken en buiten de bestaande kaders te treden.
- Plannen – organiseren – structureren: Je kan activiteiten en werkzaamheden effectief plannen en organiseren.
- Prestatiemotivatie: Je verbetert uit eigen beweging voortdurend de (eigen) prestaties en resultaten.
- Communicatie + sociale vaardigheden (talenkennis): Je kan boodschappen helder communiceren zodat het doel van de boodschap begrepen wordt.
- Probleemanalyse (probleemoplossend denken): Je bent in staat een goed overzicht te krijgen op een complexe materie.
- Nauwgezetheid: Je bent in staat om nauwkeurig te werken met oog voor details en verbanden.
- Luistervaardigheid: Je kan de essentie uit gesproken woord halen en de ander stimuleren zijn/haar boodschap over te brengen.
- Stressbestendigheid: Je bent in staat om efficiënt te blijven handelen en functioneren onder tijdsdruk, bij weerstand, tegenslag en in gespannen, onzekere situaties.
- Positief nieuwsgierig: Je leert graag bij en neemt zelf initiatief om nieuwe dingen aan te leren om zo jouw kennis te verbreden.
Kennis en betekenisvolle vaardigheden:
- Je behaalde minstens een bachelor, bij voorkeur Hotelmanagement/ Event management / Marketing / Toerisme- & Recreatiemanagement
- Je spreekt vlot Nederlands, Engels & Frans
- Je hebt voldoende digitale vaardigheden.
- Een extra troef is de kennis van Opera – het hotel PMS systeem
Onze ethos
Bij PREM Group geloven we in altijd het juiste doen. Dit ethos werkt zowel op commercieel als op menselijk niveau. We hebben een praktische, ondernemende geest.
We evolueren en passen ons aan, nemen slimme commerciële beslissingen die prestatie gedreven zijn, maar we werken voornamelijk met een hoger doel. We streven ernaar industrienormen te stellen.
We willen dat PREM Group synoniem staat voor kwaliteit en innovatie.
Het PREM Group-principe van het juiste doen druppelt door onze organisaties naar beneden. Het betekent het juiste doen voor stakeholders, voor onze mensen, voor onze eigenaren, voor de branche waar we van houden en uiteindelijk voor onze gasten.
“Do the right thing”
Hotel ethos
Als hotel willen wij de verwachtingen van onze gasten overtreffen in alles wat we doen door een toegewijd team van mensen aan te werven die creatief en ethisch werken in het belang van het individu, de maatschappij en de onderneming.
Werken bij ons betekent
Werken bij ons is meer dan een 9-5 kantoor job. Work/life balance staat centraal. Aan de hand van flexibele uren plan je jouw uren in op de manier die het best aansluit bij jouw leven. Dit creëert een unieke work/life balance die kenmerkend is voor jobs binnen de hotelsector. Hospitality werk is een unieke industrie waarbij je boeiende mensen van overal ter wereld kunt ontmoeten. Ook jouw collega’s kunnen een grote steun zijn. Je krijgt de kans om connecties te creëren die een leven lang zullen meegaan. Je maakt vrienden voor het leven.
Hotel werk opent deuren en PREM helpt je daarbij. Door middel van trainingen en opleidingen kun je jezelf verder blijven ontplooien en groeien. Het harde werk binnen de hotels wordt beloond met unieke voordelen. Zoals kortingen voor jou, je familie en vrienden binnen onze hotels.
Waar je ook vandaan komt, er is een plaatsje voor jou in ons hotel. Bij ons kijken we naar jouw vaardigheden, ambities en talenten. Je leeftijd, geslacht, geaardheid, genderidentiteit of -expressie, handicap, etnische afkomst, nationaliteit of enig ander kenmerk spelen geen rol bij het meten van je competenties.
Binnen onze hotels staan volgende waarden en normen centraal; een gepassioneerd team dat mindful omgaat met hun job en hun plaats binnen de organisatie. Ook verlangen wij dat je prestatiegericht in jouw job staat, zowel op individueel vlak als op collegiaal vlak. Hardwerkende mensen die down to earth zijn, zijn de perfecte aanvulling voor ons hotel.
Solliciteer nu!
Zie je het volledig zitten om van start te gaan als Meetings & Events coördinator , je grenzen te verleggen, de kans krijgen om door te groeien en tegelijk deel uit te maken van een team bruisend enthousiaste collega’s? Wij kijken alvast uit naar jouw sollicitatie!
Solliciteer via het onderstaande formulier of rechtstreeks via mice@vcbrussels.com
